INTRODUCCIÓN AL PROCESO ADMINISTRATIVO

Autores como Urwick define el Proceso Administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación: a) Investigación; b) Planificación; c) Coordinación; d) Control; e) Previsión; f) Organización y g) Comando.

Koontz y O’Donnell (2004) definen el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: a) Planificación; b) Designación de Personal; c) Control; d) Organización y e) Dirección.

ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo son: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. A continuación encontrarán la definición de cada uno de éstos elementos.

Planificación. Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr. 

Propósito:

• Reduce el impacto al cambio.
• Disminuye el desperdicio de los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos. 
• Evita los errores.
• Incrementa la correcta toma de decisiones.

Organización. Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quien y dónde se toman las decisiones. 

Propósito:

• Permite el avance eficiente de los objetivos. 
• Elimina la duplicidad en el trabajo.
• Establece canales de comunicación.
• Realiza el organigrama a través de los diferentes niveles jerárquicos.

Dirección. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. 

Propósito:

• Resolución y aprovechamiento de los conflictos.
• Interacción del personal para alcanzar un objetivo común. 
• Coordinar los intereses del grupo.

Control. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección.

Propósito:

• Establece los niveles aceptables del cumplimiento.
• Determina si existen variaciones en los niveles.
• Toma medidas correctivas y realiza la retroalimentación.

LA GERENCIA

Consiste en implantar la visión y la estrategia dadas por los lideres, coordinar y dotar de personal a la organización y enfrentar los problemas cotidianos. 

Existen tres tipos de gerencia:

La Gerencia Patrimonial. Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.

La Gerencia Política. La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados sobre la base de la afiliación y de las lealtades políticas.

La Gerencia por Objetivos. La gerencia por objetivos se define como el punto final o meta hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.

CARACTERÍSTICAS DE UN GERENTE

Poseer un espíritu emprendedor y competitivo. Consiste en la capacidad para incursionar en cosas nuevas y desconocidas con la certeza y convicción de que todo saldrá bien. Debe poseer cualidades para no dejarse amilanar por los fracasos y capacidad para no dejarse avasallar por circunstancias adversas, ni por las acciones de gerentes de otras entidades, es el espíritu de lucha del deporte trasladado a los negocios.


Habilidades cognitivas. Debe poseer inteligencia para tomar decisiones acertadas, lo que implica buena capacidad de análisis y síntesis, buena memoria para recordar datos, cifras, nombres y rostros de personas y creatividad para innovar.


Habilidades interpersonales. Comprende la capacidad para comunicarse e influenciar sobre los demás y para resolver conflictos. Sensibilidad y empatía ante los demás, habilidad para motivar al personal y capacidad para ejercer el liderazgo.


Habilidad comunicativa. Es la capacidad para hacerse entender, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, así como la capacidad para escuchar y comprender a otros, para hacer preguntas, capacidad para dar reconocimiento verbal, es decir felicitar y expresar emociones positivas.


Liderazgo. Es la capacidad para ejercer influencia, motivar e integrar personas, ejercer el poder y aplicar la autoridad y la disciplina.


Motivación y dirección del personal. Capacidad de poder hacer que los demás mantengan un ritmo de trabajo intenso, teniendo una conducta auto dirigida hacia las metas importantes.




ROLES GERENCIALES


El termino de roles gerenciales se refiere a las categorías especificas del Comportamiento de los gerentes.

Roles:

• Cabeza visible: Representa a la empresa 
• Líder: Trabaja con los empleados 
• Intercomunicador: Maneja las relaciones externas 
• Monitor: Obtiene información 
• Diseminador: Comunica internamente
• Interlocutor: Comunica externamente 
• Empresario: Introduce cambios 
• Solucionador de conflictos: Resuelve problemas 
• Asignador de recursos: Asigna y controla recursos 
• Negociador: Contrata y despide 

COMPETENCIAS GERENCIALES

La competencia tiene tres componentes: el saber hacer (conocimientos), el querer hacer (factores emocionales y motivacionales) y el poder hacer (factores situacionales y de estructura de la organización).

Después de conocer las funciones que desarrolla un gerente y de acuerdo al perfil profesional señalado, se puede establecer las competencias específicas que requiere un gerente, las mismas que se pueden agrupar en tres tipos que son: cognitivas, interpersonales y técnicas.

De acuerdo al Portal Solo Administración son el conjunto de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que una persona debe poseer para ser efectiva en una amplia gama de puestos y organizaciones. En la actualidad, en el trabajo no solo se juzga a una persona por su inteligencia sino también por su capacidad de manejarse y administrar a otras personas. Las empresas contratan a personas que suponen son inteligentes, cuentan con los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar su trabajo y además por poseer competencias gerenciales que l
as llevarán a un desempeño sobresaliente para la organización.

Tipos de Competencias Gerenciales
Entre estas se tienen: 

a) Comunicación 

b) Planeación y gestión 

c) Trabajo en equipo 

d) Acción estratégica 

e) Autoadministración 

f) Tolerancia.

Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales que debe dominar un gerente para ser exitoso:

Habilidades Técnicas: Involucran el conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.

Habilidades Humanas: Se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con las personas.