A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:
enry Fayol: El
control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El
proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
eorge R. Terry: El
proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
uró K. Scanlan: El
control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos.
obert C. Appleby: La
medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de
asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos
se cumplan económica y eficazmente.
obert Eckles, Ronald
Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de
conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
arold Koontz y Ciril
O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la
corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de
acuerdo con el plan.
hiavenato: El control
es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y
evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este
modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Procesos de control
Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser
definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con
base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la
organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a
establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente,
deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:
Ø
Rendimiento de beneficios. es la expresión de
los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o
relación entre las unidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
Las tasas de rendimiento sirven, también para seleccionar alternativas de
operación financiera futuras.
Ø
Posición en el mercado. Estándares utilizados
para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad
de las técnicas mercadológicas.
Ø
Productividad. Este tipo de modelo debe de
establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas las áreas de
la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-máquina, horas-hombre,
etc.
Ø
Calidad del producto. Este estándar se establece
para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con
la competencia.
Ø
Desarrollo del personal. Su objeto es medir los
programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
Ø
Evaluación de la actuación. Establece las
condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe
satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de
productividad del personal de la empresa.
Tipos de estándares: Existen tres métodos para
establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades
específicas del área donde se implementen:
Ø
Estándares estadísticos. Llamados también
históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo
confiables, pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en
relación con el pasado; por tanto al establecerse, la información estadística
debe ser completamente con el criterio.
Ø
Estándares fijados por apreciación. Son
esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.
Se refieren a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo,
tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya
importancia es vital; su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de
los ejecutivos.
Ø
Estándares técnicamente elaborados. Son aquéllos
que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de
trabajo específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la
maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados también estándares
de producción y de tiempos y movimientos.
Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus
características, pueden ser: cuantitativos, si son susceptibles de medirse en
unidades numéricas, o cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los
aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.
Una clasificación de los estándares más usuales, se presentan
en el siguiente cuadro sinóptico.
Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución
y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno
de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será
necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente. Es virtualmente imposible mencionar todas las
unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden
mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material
rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.
Corrección. La utilidad concreta y tangible del control
está en la acción correctiva para integral las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer
si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta
situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo
no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar
vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de
una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre
la planeación y el control.
Retroalimentación. Es básica en el proceso de control,
ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información,
dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control. Por último, es
necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:
Ø
Contar con objetivos y estándares que sean
estables.
Ø
Que el personal clave comprenda y está de
acuerdo con los controles.
Ø
Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetos.
Ø
Tomar en cuenta que un sistema de control por sí
solo no contribuye a la eficiencia.
Ø
Evaluar la efectividad de los controles:
Ø
Eliminado aquellos que no sirven.
Ø
Simplificándolos
Ø
Combinándolos para perfeccionarlos.
Características. Puesto que el control es un factor
imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas
características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo
de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un
sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se
implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del
departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la
estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la función del
control no puede suplir una organización precaria.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe
manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra
antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione
información en el momento adecuado.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas
sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental
que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a
las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser
útiles, crean confusiones.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable
implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es
necesario establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor
estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción;
enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave,
antes de que la corrección implique un alto costo.
La Gráfica de Control es un tipo
especial de gráfica que se dirige a la posibilidad de interpretar información
derivada de un proceso creando una imagen de fronteras o límites de variación permisibles.
Permite de
manera objetiva determinar si un proceso se encuentra “en control” o “fuera de
control”.
Es una herramienta útil para establecer
fronteras de variación dentro de un proceso. Muestra cuando estas fronteras se
sobrepasan y entonces buscar las claves que lleven a las causas para
resolverlas.
